Pour créer des documents dans GererMesAffaires il suffit de glisser des fichiers dans une rubrique ou de cliquer sur le pictogramme d'un document et de sélectionner le fichier sur votre pc. Tous les fichiers quelque soit son type et son format sont acceptés dans GererMesAffaires .
Les propriétés d'un document
Chaque fichier téléchargé dans GererMesAffaires est un document avec les propriétés de base : le titre (par défaut le nom du fichier) , l'Auteur , la Date fonctionnelle et un Commentaire . En dehors du titre toutes les propriétés d'un document sont optionnelles.
Lorsque vous enregistrez un fichier, GererMesAffaires calcule automatiquement deux propriétés du documents:
Ces propriétés sont non modifiables. L'empreinte garantit que le fichier n'a pas été modifié.
Une fois enregistré dans GererMesAffaires un fichier ne peut plus être modifié. Seules les propriétés du documents peuvent être modifiées. Si vous avez besoin d'enregistrer une modification du fichier vous devez enregistrer un nouveau fichier. (cf. le paragraphe sur les versions ci-dessous).
Localisation et type des documents
Les documents sont classés dans les dossiers des coffres. Tous les dossiers contiennent la rubrique Document liés au dossier qui permet de classer un document dans le dossier.
La plupart des rubriques de données des dossiers du plan de classement d'un Coffre prévoient un ou plusieurs emplacements pour attacher un Type de document à la donnée (par exemple une carte d'identité, un passeport mais aussi une facture , un contrat de travail , une déclaration de TVA etc...) . Lorsque vous classez un document dans une de ces rubriques, le document prend le type associé . Ce mécanisme permet d'associer des données complémentaires aux documents en fonction de leur type.
ATTENTION : un document dans un Coffre peut être classé dans plusieurs dossiers différents. Le classement est un lien sur le document qui est unique dans un Coffre: les propriétés du document sont donc visibles dans tous les dossiers où il apparait quelque soit le dossier où vous les saisissez et vous les modifiez. GererMesAffaires affiche avec les propriétés des documents l'ensemble des dossiers où ils sont classés (en fonction de vos droits).
Un document est dans un Coffre et un seul. Si vous classez un document d'un Coffre dans un autre Coffre le document est recopié (cloné) avec, par défaut, les mêmes propriétés de base. La modification des propriétés d'un document n'a pas d'impact sur celle de ses copies. Le bouton Voir toutes les copies des menus des rubriques documents vous permet de voir la liste des copies d'un documents dans tous les coffres aux quels vous avez accès.
Traçabilité et statut
La propriété Accès affiche pour un document, le nombre de personnes ayant visualisé et/ou téléchargé un document . Un clic sur le nombre vous donne le détail des accès avec pour chaque personne, la date de première visualisation et les dates de premier et dernier téléchargement.
Vous avez en outre la possibilité de définir dans l'administration de chaque Coffre la liste des statuts que peut avoir vos documents dans votre Coffre. La propriété Statut est alors ouverte à toute personne ayant le droit d'écriture dans les dossiers contenant le document. Cette propriété affiche le statut le plus récent. Un clic sur le statut vous permet d'avoir l'historique des changements de statuts (date et auteur).
Versions
Chaque version d'un document est un fichier indépendant. Les versions sont strictement ordonnées en fonction de la date d'enregistrement du fichier dans le Coffre.
Parmi les versions d'un document, une et une seule, est la version dite courante. La version affichée dans les listes est toujours la version courante. Par défaut la version courante est la plus récente mais vous avez la possibilité de changer de version courante à tout moment.
GererMesAffaires gère toutes les versions solidairement: toutes les versions ont le même classement dans les dossiers.
Vous pouvez ajouter des versions en glissant un nouveau fichier dans le formulaire de gestion des propriétés du document (clic sur le pictogramme ) . Dans ce même formulaire vous pouvez indiquer que vous êtes en train de rédiger une nouvelle version pour prévenir les autres utilisateurs.
Quand vous déposez un fichier sur un fichier existant dans une rubrique de données, GererMesAffaires considère que c'est une nouvelle version du document. De même si vous demandez une reconnaissance de texte ou une signature sur un document, le nouveau fichier avec le texte ou la signature apparaît comme la nouvelle version courante du document. Le fichier d'origine n'est jamais modifié par GererMesAffaires .
Récapitulatif de toutes les propriétés d'un document
Aide