Pour organiser vos contrats sur GererMesAffaires, il faut avant tout vous poser la question suivante :

 

Est-ce que je souhaite que mes éléments contractuels (suivi contractuel, factures, identifiant mots de passe etc.) pour le client « XYZ » soient toutes regroupées sur un seul dossier, ou est-ce que je souhaite voir mes éléments contractuels répartis au sein de plusieurs dossiers, chacun étant ouvert pour un contrat spécifique établi avec le client « XYZ », chacun pouvant avoir des droits d’accès différents.

 

Dans le premier cas , il n’y aura qu’une ligne par client . On sera alors dans une sorte de contrat cadre, tous les éléments contractuels du client seront regroupés sur un seul dossier (toutes les factures, tous les identifiants et mots de passe, tous les contrats et avenants, les contacts au dossier etc).

Dans le second cas , il y aura autant de lignes que de contrats mis en place avec le client XYZ. Chaque ligne correspondra à un contrat spécifique au sein duquel on retrouvera les éléments afférents spécifiquement à ce client.

 

Un mixte des deux solutions peut être envisagé. Il faut alors avoir une dénomination de ligne bien claire et précise. (Exemple :  XYZ standard, XYZ affaire Tartampion)

 

En conclusion,  la question à se poser pour organiser son patrimoine de données est de savoir si vous devez éclater ou non, votre relation contractuelle avec un client dans des dossiers séparés , soit pour une motivation de confidentialité, soit pour une question de commodité. Votre réflexion doit prendre en compte : 

 

• le journal de suivi du contrat, essentiellement vos notes ou échanges internes sur le contrat, étant entendu que le collaboratif avec le client doit plutôt être centré sur le dossier d’échanges avec lui, dossier auquel votre interlocuteur accède par votre extranet,

• le suivi des échéances ; nécessite-t-il un suivi spécifique par contrat ou non ?

• les documents , factures et autres documents contractuels ; Pour les factures, il s’agit d’une commodité de gestion étant entendu que les factures figurant dans les rubriques prévues à cet effet, sont visibles globalement par le comptable au sein du dossier de l’exercice (dans résultat et fiscalité, premier dossier de la ligne décrivant l’exercice)

• les identifiants et mots de passe . Voulez créer des cercles de confidentialités différents au sein de la gestion d’un même client ?