Vous pouvez glisser un ou plusieurs documents dans la boite en haut de la page. Les documents sont téléversés par défaut dans vos documents à classer (accessible dans le menu général de gauche).
Les documents au format pdf sont analysés. Si le document est reconnu alors il est classé automatiquement dans la rubrique dédiée avec les informations extraites du document lui même.
Dans le cas où le document est reconnu par GererMesAffaires , le coffre de destination est trouvé directement à partir du n° de SIREN qu'il contient. Si le numéro n'est pas trouvé dans le document, ou si le type de document ne permet pas de déterminer le coffre à partir de cet élément, l'analyse échoue. Il vous faut alors choisir le coffre avant de glisser à nouveau le document dans la box.
Actuellement les quatre types de documents reconnus par l'analyse sont classés dans :
Le résultat de l'analyse est indiqué dans le compte rendu du téléversement (colonne Déposé ou classé dans de l'historique). Vous y trouverez :
Si le document que vous avez déposé est reconnu par la box mais que l'analyse échoue ou ne s'effectue que partiellement, il vous sera proposé de donner le droit à GererMesAffaires de l'utiliser pour faire évoluer les outils d'analyse et ainsi permettre une analyse correcte de tous vos documents de ce type. Si vous fermez la fenêtre sans avoir accepté la transmission vous pourrez la rouvrir en cliquant sur le bouton Autoriser GererMesAffaires à analyser le document présent dans le compte rendu d'analyse dans l'historique ( Documents importés ).
ATTENTION : les documents scannés, ou modifiés par d'autres logiciels que le logiciel de production, ne sont pas reconnus.
Dans le cas d'une liasse de bulletins de paie, chaque bulletin est extrait du fichier et classé dans le dossier du salarié.
Si ce dossier n'existe pas, GererMesAffaires enregistre automatiquement le salarié et crée son dossier avant de classer son bulletin. Si un nouveau contrat salarié ou plus est créé par le dépôt d'un document de paie, vous pouvez directement les contrôler via une interface de vérification s'ouvrant automatiquement si le nombre de contrats créés diffère du nombre de bulletins extraits ou en cliquant sur le bouton vérifier les contrats créés ajouté dans le compte rendu d'analyse de la liasse dans l'historique ( Documents importés ). Cette interface de vérification est également acessible depuis la rubrique cumul des paies : sélectionnez la ligne de la liasse dans la rubrique puis cliquez sur vérifier les contrats créés dans le menu de la rubrique pour l'ouvrir.
Vous pouvez ajouter un dossier cible où classer directement vos documents depuis la box. Pour cela choisissez d'abord un coffre, cliquez sur le bouton Ajouter un raccourci puis sélectionnez un dossier dans la fenêtre Recherche dossier . Une zone de dépôt pour ce dossier est alors ajouté dans la box pour le Coffre choisi. Glissez y des documents pour qu'ils soient directement classés dans les documents liés du dossier.
Les classeurs des pièces comptables vous permettent de déposer des documents comptable directement dans un dossier. Pour cela choisissez d'abord le coffre de destination, si il n'existe pas d'exercice ouvert dans ce Coffre, il en sera créé un automatiquement pour l'année en cours. Cliquez ensuite sur Classeurs des pièces comptables : vous aurez accès aux zones de dépôt correspondant à chaque rubrique pouvant contenir des pièces comptables. Par défaut le mois d'imputation est celui en cours mais vous pouvez le changer en cliquant sur le bouton Mois Année , si vous changez pour un mois pour lequel il n'existe pas encore d'exercice, il en sera créé un automatiquement. Vous pouvez ensuite classer vos documents en les déposant dans le classeur souhaité, ils seront automatiquement classés dans la rubrique choisie et repertoriés comme pièces comptables du coffre avec le mois d'imputation choisi dans la box. De plus si le document est reconnu comme étant du type correspondant au classeur choisi, il sera analysé et ses données extraites (cas des factures et des bulletins de paie)
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