Initialisation d'un Coffre RH   

Cet assistant va vous permettre de créer dans votre Coffre la liste de vos salariés avec pour chacun d'eux :

• le dossier de suivi de la personne (exemple BARISTIDE Lucie )
• le dossier associé à son contrat salarié (exemple BARISTIDE Lucie - Salarié )

Le dossier de suivi de la personne existe pour toute personne référencée dans le Coffre. Il vous permet d'inviter la personne dans le Coffre et d'échanger, avec elle, des documents et des messages dans sa page d'accueil associée. La personne invitée n'a pas accès à ce dossier personnel mais uniquement à sa page d'accueil.

Le dossier contrat du salarié permet de stocker ses bulletins de paie et l'ensemble des informations de suivi de son contrat salarié comme par exemple les avenants, les comptes rendus d'entretiens annuels, etc. Par défaut le salarié a un accès en lecture à son dossier salarié suite à son invitation.

Lorsque votre salarié accepte votre invitation, GererMesAffaires crée son Coffre privé avec un collecteur de livraison de ses bulletins de paie depuis votre Coffre Entreprise vers son Coffre privé. Ce Coffre est gratuit à vie pour le salarié. Il est l'unique administrateur de son Coffre et peut s'en servir pour y stocker tous ses documents administratifs (le Coffre devient payant au-delà d'un certain volume hors bulletins de paie).

Pour garantir l'identité du salarié, GererMesAffaires lui demande un code qu'il reçoit sur son smartphone si vous avez renseigné son N° de téléphone; à défaut le code est le «net à payer» du dernier bulletin en sa possession (bulletin que vous devez importer dans votre Coffre Entreprise).

L'initialisation et la mise à jour de la liste de vos salariés se fait automatiquement à partir des fichiers de bulletins de paies.

Lorsque vous glissez un fichier de bulletins de paie dans votre Box GMA, GererMesAffaires analyse son contenu puis :

• stocke le fichier dans le dossier social de votre entreprise en calculant les cumuls des charges et salaires
• découpe le fichier en un fichier par salarié,
• cherche le dossier du salarié et le met à jour (changement d'adresse, date de sortie) ou crée le dossier salarié s'il n'existe pas,
• stocke le fichier de paie dans le dossier du salarié.

Les collecteurs de livraisons copient, le lendemain, les bulletins de chaque salarié dans leur Coffre privé. Vous avez la possibilité de choisir le délai de livraison ou de choisir la livraison manuelle par défaut dans la page d'administration de votre Coffre (pictogramme à gauche en haut du menu du Coffre puis la rubrique Livraison automatique de documents ) .

Le bouton Valider les bulletins de paie et gérer la livraison dans les Coffres salariés dans la rubrique Que voulez-vous faire? de la page d'accueil du Coffre vous permet de contrôler ces bulletins et de bloquer la livraison s'ils ne sont pas corrects.