Si vous avez besoin d'ouvrir votre coffre entreprise à plusieurs collaborateurs nous vous conseillons d'ouvrir un Portail Entreprise à partir du compte rattaché au coffre de votre entreprise.
L'intérêt principal du Portail Entreprise est de séparer complétement pour vos employés, le coffre de votre entreprise de leurs coffres privés. Ils ne risquent plus de faire des mélanges entre les données et les documents de leurs coffres et du votre. En particulier les recherches, les documents en attente de classement, les contacts, tout est séparé. Ceci est important pour les collaborateurs qui vous aident dans la gestion de vos données ou dans l'administration de votre coffre. Dans ce dernier cas le rôle Assistant dans le Portail Propriétaire est remplacé par le rôle Gestionnaire dans le Portail Entreprise .
Vos salariés qui n'ont aucune intervention de gestion dans votre coffre, n'ont pas besoin d'avoir accès au Portail Entreprise . Ils peuvent continuer de passer par le Portail Invité pour accéder à leur dossier salarié ou au tableau d'affichage.
Si votre entreprise fait partie d'un groupe , vous pouvez incorporer toutes les filiales et les holdings dans un même portail en facturant tous les coffres correspondants sur le compte qui porte le portail. Vous avez le choix du coffre qui porte le portail: la structure principale ou une holding, à votre convenance.
Le Portail Entreprise est particulièrement intéressant si vous avez plusieurs coffres: il vous permet une gestion centralisée de vos collaborateurs et offre, à ces derniers, un accès direct sur l'ensemble de ces coffres (limités par les droits d'accès qui restent gérés coffre par coffre).
L'ouverture d'un Portail Entreprise ne change rien pour les propriétaires de coffres dans leur Portail Propriétaire . Les coffres dont ils sont propriétaires sont visibles pour eux, et uniquement pour eux , dans les deux portails.
Le Portail Entreprise est protégé par un code inclus dans les URLs. En cas de problème (divulgation abusive des URLs, il suffit de changer ce code pour annuler toutes les URLs d'accès. Dans ce cas GererMesAffaires envoi automatiquement les nouvelles URLs à tous vos collaborateurs.
Pour éviter toute confusion, les couleurs des portails sont liés à leur type: vert pour le Portail Propriétaire , bleu ciel pour le Portail Invité et bleu foncé pour le Portail Collaborateur.
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