Le principe est de définir des types de document avec pour chaque type le mode de classement du document dans un dossier.
La description du classement comprend la définition des métadonnées du document dans GMA (titre, auteur, note), le dossier de classement et en option la rubrique de classement. Si la rubrique n’est pas précisée, le document est classé dans la rubrique des documents liés au dossier. Si la rubrique est précisée, GMA ajoute alors une ligne dans la rubrique et attache le document à cette ligne. Toutes les informations nécessaires à ces opérations sont calculées à partir des données de contextes de GMA (nom de l’utilisateur, nom de l’ECR, date du jour …) et surtout des données extraites du document lui-même grâce à un processus d’analyse du fichier.
On peut également décrire dans un type de document un mode de découpage du document en sous documents extraits. Dans ce cas on décrit le mode de classement dans GMA de chaque document extrait. On peut conserver ou non le classement en parallèle du document d’origine.
Pour extraire des fichiers les données nécessaires au classement des documents (et au découpage), on associé des modèles d’analyse de fichiers à chaque type de documents. On définit un modèle de fichier (et un seul) pour chaque couple (outil de production, type de document).
Pour définir un modèle de fichier, on part d'un fichier de référence issu d’un outil de production et on crée le modèle associé en précisant le type de document correspondant. On utilise les métadonnées et/ou la nomenclature du fichier pour reconnaitre son modèle. Le modèle décrit comment extraire les valeurs des paramètres nécessaires au type de document pour effectuer le classement automatique.
Les fichiers issus des outils de production sont normalement stables sauf éventuellement lors des changements de version. Ces changements de versions peuvent être sans effet sur le processus d’analyse ou nécessité une adaptation. Dans le premier cas on marque simplement dans la version du modèle d’analyse la version des outils de production qui en dépendent. Dans ce dernier cas on crée une nouvelle version du modèle d’analyse (par clonage) et on adapte la définition de l’analyseur.
Il faut donc (au minimum) enregistrer un exemple de fichier (fichier référence) pour chaque version des outils de production.
La description d’un type de document est propre à chaque type d'espace mais on peut utiliser le même nom de type pour les espaces personnels ou professionnels.
On choisit d’abord les options de découpage et de classement. Puis on spécifie la liste des paramètres à extraire du fichier pour classer le document dans GMA (ou le découper). Ces paramètres sont donc à définir dans tous les modèles d'analyse des fichiers associés à ce type. Les noms des paramètres sont libres mais ils doivent respecter la nomenclature des identifiants (des lettres majuscules ou minuscules non accentués, des chiffres ou le caractère _, le premier caractère ne doit pas être un chiffre). Il est conseillé de reprendre directement les identifiants de la rubrique concerné quand c’est possible. Lorsque ce n’est pas possible on peut calculer ces paramètres par des formules PIWEB à partir des valeurs extraites et du contexte GMA.
Classer le document principal permet, dans le cas où on extrait des sous documents, de conserver le fichier d’origine avec un classement spécifique. Par exemple pour les fiches de paie on peut vouloir conserver le fichier global dans le dossier Social et chaque fiche extraite dans la rubrique ad hoc des dossiers salariés. Par contre, dans le cas d’une mise à jour où le fichier ne contient qu’une fiche de paie on ne doit pas classer deux fois le fichier d’où l’option.
La liste des paramètres permet de reporter simplement tous ces paramètres dans les modèles de fichier sans avoir à les ressaisir. Cette liste permet également de spécifier les paramètres utilisables dans les formules.
La formule de vérification de l’espace est optionnelle. Elle permet d’éviter des erreurs dans le cas des documents qui contiennent l’information sur le nom de l’espace.
Grouper par est la suite des paramètres définis dans le document qui permettent d’identifier les pages faisant partie du même document. GMA regroupe toutes les pages pour lesquelles cette suite de paramètres à la même valeur.
Titre, Auteur et Note sont des formules (facultatives) permettant de définir les métadonnées du document dans GMA.
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