Les personnes que vous invitez sont enregistrées dans la liste des personnes du coffre avec un dossier pour gérer les relations avec cette personne: le suivi de l'invitation, des échanges ainsi que l'ensemble des données et contrats concernant cette personne. La liste des personne est gérée dans le dossier Personnes et sociétés du coffre .
La personne va recevoir un courriel de votre part avec des boutons pour accepter (ou refuser) votre invitation. Vous pouvez personnaliser ce courriel avant l'envoi . Vous serez notifié quand la personne acceptera (ou refusera) votre invitation. Si la personne n'est pas membre de GererMesAffaires, le service va lui proposer une inscription simplifiée pour pouvoir bénéficier de votre invitation.
Si la personne accepte votre invitation elle est alors dirigée sur sa page d'accueil dans le Portail Invité du coffre. Son rôle d' Invité dans votre coffre est effectif uniquement après sa première connexion.
L'invitation d'une personne vous permet d'échanger avec elle, en toute sécurité, des données et des documents. Vous pouvez en particulier définir une liste de documents à collecter. La personne doit simplement glisser ces documents dans la rubrique Documents à fournir de sa page d'accueil du Portail Invité . Vous pouvez simplifier l'invitation en la limitant à la collecte de documents. Dans ce cas, lorsque la personne accepte l'invitation elle est dirigée directement sur la page de collecte simplifiée au lieu du Portail Invité .
Si la personne a un rôle précis dans votre entreprise (par exemple : salarié , fournisseur, client ou adhérent de votre association) il est important de le préciser ici avant de lancer l'invitation. Le message d'accueil et les informations présentées à la personne dépendent des rôles.
Un dossier spécifique à chaque rôle gère la relation contractuelle entre votre entreprise et la personne. Une personne peut donc avoir un ou plusieurs dossiers en fonction des différents rôles. Ceci permet de distribuer, à vos collaborateurs, les droits d'accès aux informations concernant la personne, sélectivement, rôle par rôle .
Si la personne est salarié alors elle est dirigée sur son Portail Propriétaire au lieu de votre Portail Invité . Dans ce portail elle a accès à son coffre privé où elle trouve son contrat et ses bulletins de paie et au Portail Invité de votre coffre avec un accès à sa page d'accueil et à son dossier salarié si vous l'avez autorisé au moment de l'invitation.
NB: Le courriel est envoyé par le service GererMesAffaires , si vous ne recevez pas de notification au bout de plusieurs jours, prenez contact avec cette personne pour vérifier que le courriel n'est pas dans ses spams .
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