L’invitation au moment de l’enregistrement de la personne 

Sur la page d’accueil : 

1 - Cliquez sur le Coffre où vous souhaitez invité: Inviter la personne souhaitée sur votre Coffre 

2- Cliquez sur l’icône « inviter une personne » située en haut du menu 

Si vous avez coché « complétez la fiche d’information : 

- La fiche de la personne s’ouvre à gauche, complétez la et cliquez sur l’encoche verte en haut à droite. 

Ou Cliquez sur « continuer » à droite 

Si vous avez coché Ajouter un rôle : « Sélectionnez client, fournisseur ou salarié » :

- Un dossier « Contrat » sera créé, 

Le détail du contrat s’ouvre à gauche, complétez le et cliquez sur l’encoche verte en haut à droite. 

Ou Cliquez sur « continuer » à droite 

Puis si vous avez cliqué sur « inviter » 

- Le dossier de la personne s’ouvre à gauche, un texte d’invitation par défaut vous ai proposé, il est modifiable selon votre convenance en cliquant dans le champ. 

Cliquer sur le bouton « envoyer le courriel » 

Une fois enregistrée, la personne s’affiche dans le dossier « Personnes et sociétés du Coffre » : Liste des personne physiques 

- Cliquez sur l’icône à Gauche pour ouvrir le dossier de la personne.Dossier exclusivement réservé au(x) propriétaire et gestionnaire du Coffre 

Vous permet selon les onglets de : 

- Faire le suivi de votre client, - Créer des échéances (anniversaire, rappel, etc.), 

- Inviter si cela n’a pas été fait lors de l’enregistrement 

- Gérer la liste de documents à collecter/accéder aux documents implémentés par votre client dans son dossier d’échange 

 Pour modifier les rubriques : 

- Cliquez sur le stylo puis toujours valider en cliquant sur l’encoche verte qui s’est affichée à la place du stylo. 

Le journal permet de faire un suivi de la personne et envoyer des notifications aux personnes ayant été autorisés à avoir un accès à ce dossier. 

Par défaut L’onglet Dossier Synthèse est strictement réservé au(x) propriétaires, assistants et Gestionnaires. 

Onglet Dossier de Synthèse : Dans cet onglet vous : 

- faites un suivi de la personne (via le journal) : Champ où vous pouvez écrire des messages que vous notifierez ou pas selon vos besoins. 

- modifiez les coordonnées et apposer les documents administratifs 

- avez un lien vers le dossier « Contrat » Rubrique : Contrat avec la personne (si vous avez enregistré cette personne en tant que Client, fournisseur ou salarié) 

Onglet Collecter Dans cet onglet vous 

- Paramétrez les documents que vous souhaitez collecter auprès de la personne soit en cliquant sur « + » soit en paramétrant les documents dans l’administration du Coffre 

– Nomenclature des documents à collecter 

- Invitez la personne à transmettre les documents Demandez le tutoriel de la collecte Tutoriel 

Onglet Inviter/Gérer :Dans cet onglet vous 

- configurez la page d’accueil de votre invité *

- envoyez l’invitation pour partager votre Coffre 

- donnez les accès aux dossiers Une fois que votre invité a accepté l’invitation et s’est inscrit à la plateforme  l’onglet inviter devient l’onglet gérer mais les actions restent les mêmes. L’onglet échanger s’affiche 

*Configurer la page d’accueil de votre invité, avant d'envoyer l'invitation Cliquez sur le dossier Accueil de …dans l'onglet inviter Un onglet bleu s’ouvre dans votre navigateur ainsi vous avez une image copie conforme de ce que voit votre invité, vous ne pourrez toutefois pas naviguer dans les dossiers à ce niveau. On vous invite à configurer l’affichage des pavés /rubriques en cliquant sur le message orange cochez les case des rubriques que vous voulez faire apparaitre pour votre invité décochez les autres et valider.

Avant de partager un dossier de votre Coffre, il faut paramétrer son niveau de partage

Chaque dossier, représenté dans GererMesAffaires par l’icône peut être positionné à « un niveau de partage » : Public : ouvert à tout membre ayant un rôle sur mon Coffre

Restreint : ouvert au(x) membre(s) ayant une délégation sur mon Coffre sauf les invités

Confidentiel : ouvert uniquement au(x) propriétaire(s)

dans chaque dossier cliquer sur la 3eme icone (au niveau du nom du dossier en haut à droite) 

Pour accéder au partage du dossier : voir ou donner un droit au(x) membre(s) ayant un rôle dans le Coffre :

Une fenêtre s’ouvre à droite

1 – Cliquez sur l’onglet Exception

2- Recherchez son nom puis cliquez sur la loupe verte

3- Cliquez sur Ajouter Chaque dossier est indépendant et peut être partagé Modifiez le droit d’accès de la personne en utilisant la liste déroulante puis cliquez sur valider 

En cliquant sur l’onglet Groupe, cela vous permet de voir quel groupe a un accès au dossier et en cliquant sur le nom du groupe la liste des personnes qui l compose.

En cliquant sur l’onglet Défaut vous voyez les personnes qui on un rôle qui permet d’avoir un accès au dosier par défaut par leur rôle  (ex : Propriétaire , assistant, gestionnaire). 

Chaque dossier est indépendant et peut être partagé

Ouvrez le dossier de la personne soit en recherchant son nom via le moteur de recherche soit en ouvrant le dossier Personnes et sociétés du Coffre

–Liste des personnes physiques puis sur l'icône à gauche du nom

Puis cliquez sur l’Onglet « Gérer » 

Dans ce dossier vous avez une vue sur tous les accès exceptionnels de la personne , vous pouvez lui ajouter des accès en cliquant sur « Ajouter un dossier »

Puis recherchez le dossier dans le champ et cliquez sur la loupe

Puis cochez le dossier Cliquez sur Valider