Tous les documents possèdent par défaut les propriétés affichées dans ce formulaire. Certaines propriétés ne sont pas accessibles quand le document n'est pas classé.
Quand vous téléversez un document, par défaut le titre du document est le nom du fichier. Vous avez alors la possibilité de préciser son auteur, la date fonctionnelle et un commentaire. Dans le cas des documents pdf , si un titre est précisé explicitement dans les propriétés du document pdf, ce dernier est recopié en tête du commentaire.
Il ne faut pas confondre la date fonctionnelle d'un document (par exemple la date de facturation ou la date d'imputation comptable) avec la date d'enregistrement du document affichée en haut à droite de cette rubrique; cette dernière ne peut être modifiée. Une troisième date intervient pour les documents : la date de classement dans un dossier.
Lorsque vous classez un document dans une rubrique structurée, vous typez implicitement le document. C'est le cas par exemple des factures ou des bulletins de paie. En générale la rubrique permet de gérer des propriétés complémentaires qui dépendent du type.
Tout document peut être déclaré comme document comptable , pour cela cliquez dans le champ pièce comptable et affectez lui un classeur dans la liste déroulante puis une date d'imputation. Certains types de documents sont obligatoirement des documents comptables, le classeur est alors automatiquement prépositionné par GererMesAffaires.
Dans le cas où vous exercez une activité professionnelle ou pour tout coffre société, il est important de gérer cette propriété pour être en mesure d'envoyer à votre comptable l'ensemble des documents dont il a besoin pour établir votre comptabilité.
Vous avez la possibilité également de gérer un statut pour les documents classés. La liste des statuts autorisés pour un coffre est défini dans l'administration du coffre.
Remarque : Vous ne pouvez pas modifier le contenu d'un document mais vous pouvez, à tout moment, modifier ses propriétés et enregistrer une nouvelle version .
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