Vous pouvez définir les mots clefs du dossier
Dans le cas d'un dossier libre, vous pouvez modifier son nom et gérer son archivage.
Un dossier est constitué d'un ensemble de rubriques permettant d'afficher et d'enregistrer de l'informations. Vous pouvez déterminer pour chaque dossier la liste des rubriques visibles dans le dossier et l'affichage par défaut de la rubrique (ouverte ou fermé) . Vous pouvez étendre votre configuration à tous les dossiers du même type (contrat, salarié, client etc.) avec un effet rétroactif ou non (sauf pour les dossiers racines puisqu'ils n'ont qu'une instance dans le coffre).
Ces rubriques sont communes à tous les dossiers quel que soit leur type y compris les dossiers libres.
Les deux premières rubriques sont constitués de textes qui peuvent être formatés et contenir des liens internes (sur des documents, des rubriques, des dossiers dans ce même coffre où dans un autre coffre).
A propos
Texte de présentation du dossier et d'informations à porter à la connaissance de tous les membres ayant accès au dossier.
Journal
Suite chronologique des messages échangés par les membres ayant accès au dossier. Le message comprend un auteur et une date. Il peut être rendu confidentiel ; dans ce cas il n'est visible que par l'auteur et les propriétaires.
Un message peut être notifiés aux membres ayant accès au dossier. Dans ce cas les messages remplacent avantageusement des mails :
Sous-dossiers libres et liens
Cette rubrique permet de créer des sous dossiers dans n'importe quel dossier du plan de classement ou dossier libre.
Elle permet également d'insérer des liens sur n'importe quel dossier du coffre libre ou non. Un bouton du menu permet réciproquement de voir tous les dossiers qui ont un lien ciblant ce dossier.
Documents liés
Vous avez la possibilité d'ajouter dans le dossier des documents non prévus dans le plan de classement. Un bouton du menu permet d'étendre la liste à tous les documents du dossier y compris ceux attachés à des objets des rubriques.
Échéances
Cette rubrique vous permet de poser directement des échéance dans le dossier. Elle permet également de gérer toutes les échéances attachées aux objets du dossier.
Identifiants et mots de passe
Vous pouvez décrire les modes d'accès aux services associés au dossier : par exemple à l'extranet du fournisseur ou du client mais aussi enregistrer les codes d'accès à des locaux ou à un auto radio d'un véhicule de fonction.
Ces informations sont alors partagés par les membres ayant accès aux dossier.
Contacts utiles
Vous pouvez recopier ici tous les contacts et leurs coordonnées utiles pour le suivi du dossier. Ces contacts sont alors partagés par tous les invités sur le dossier.
Ces rubriques sont présentent dans les dossiers du plan de classement. Elles dépendent du type de dossier.
Elles permettent d'afficher des informations structurées enregistrées dans la base de donnée du coffre.
Les rubriques listes permettent de définir et d'afficher et des listes d'objet. Les rubriques formulaires permettent de détailler un objet.
Les rubriques formulaires sont en générale présentent dans les dossiers associés à un objet (par exemple une personne , un contrat, un bien, etc.). Le formulaire contient dans ce cas l'ensemble des propriétés de l'objet.
Ces rubriques permettent en plus d'associé à un objet :
Le plan de classement détermine la hiérarchie des dossiers et leurs rubriques spécifiques avec leur état initial : non affiché, affiché fermé ou ouvert.
L'aide générale de GererMesAffaires (accessible via le menu en haut à droite de la fenêtre) décrit pour chaque type de coffre le plan de classent avec la liste des dossiers avec leurs rubriques et le contenu de ces dernières.
Aide