Lorsqu'on classe un document dans un dossier il est classé par défaut dans la rubrique Autres documents liés du dossier. Dans ce cas les seules données associées au document sont les propriétés communes à tous les documents visibles dans la partie centrale.
Les dossiers des plans de classement des coffres contiennent des rubriques structurées avec un nombre fixe de données ( formulaire ) ou un nombre variable de données organisées en ligne ( liste ). Ces rubriques prévoient, en général, la possibilité d'associer des documents et par là même de typer ces documents.
Exemple :un dossier contrat client contient une rubrique ( formulaire ) avec les informations sur le contrat et un emplacement pour le contrat et une rubrique ( liste ) avec les factures concernant ce contrat; chaque ligne comprend un emplacement pour la facture.
Cette page vous permet d'afficher un document (partie gauche de la page), éventuellement de modifier ou compléter les propriétés du document (partie centrale) et de classer le document (partie de droite).
Pour classer le document vous devez faire une recherche du dossier ou de la rubrique structurée d'un dossier dans le coffre où vous voulez classer le document.
NB : dans la version actuelle vous ne pouvez classer des documents que sur les rubriques lignes.
Lorsque vous classez un document, les propriétés sont mises à jour et le document ne fait plus partie des documents à classer.
GererMesAffaires passe automatiquement au document suivant. Si c'était le dernier document, il quitte le classeur et revient sur la page de départ.
Remarque importante:
Un document peut être classé dans plusieurs dossiers d'un même coffre.
Lorsque vous classez dans un coffre O, un document déjà classé dans un autre coffre D, GererMesAffaires clone le document du coffre O, avec ses propriétés. Ceci garantit l'indépendance complète des coffres entre eux.
Si le document était déjà présent dans le coffre destination D, alors c'est ce dernier, avec ses propriétés sans modification , qui est classé une deuxième fois dans le coffre D. Si vous avez modifié les propriétés du document du premier coffre O avant de le classer, ces modifications n'affectent pas le document déjà présent dans le coffre D.
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