Le journal du dossier

Cette rubrique permet d'historiser des  messages avec leur auteur et une date (par défaut la date de saisie).

Elle a une double fonction:

• assurer un suivi du dossier dans le temps,
• permettre aux différents intervenants d'entamer des conversations et de notifier les personnes concernées  (pictogramme    )  . 

Les messages

Un message avec notification remplace avantageusement les mails .

• Toutes les personnes qui collaborent au dossier ont accès à l'historique des messages, ce qui évite d'inonder de mails les personnes concernées.
• La notification indique qu'il y a du nouveau sur le dossier mais n'oblige pas à s'y intéresser immédiatement: on se rend dans le dossier selon sa disponibilité.
• Quand vous ajoutez une personne au dossier elle dispose de tout l'historique.
• Les messages sont sécurisés car ils ne peuvent être lus que par les personnes ayant accès au dossier.

Les messages sont affichés dans l'ordre de la date décroissante: le plus récent en-tête. Vous avez la possibilité de repositionner un message en changeant sa date.  

Les notifications sont envoyées par défaut à l'application  GererMesAffaires sur votre  smartphone  et/ou dans le navigateur de votre pc (il faut accepter de recevoir les notifications). Vous pouvez en plus les envoyer par mail et en cas d'urgence par SMS (les SMS sont facturés). La notification ne contient que le lien sur le dossier sans le contenu du message. 

Les conversations

Quand une personne répond à un message celui-ci devient une conversation. Par  défaut, les mêmes personnes sont notifiées.   

Toutes les réponses sont affichées dans l'ordre chronologique sous le message: chaque réponse est dans une bulle avec les initiales de la personne. 

Vos réponses sont sans justifiés à droite pour vous permettre de mieux les distinguer des autres réponses.

Par défaut on affiche le message de tête de la conversation et la dernière réponse. S'il y a  plus d'une réponse, vous avez  à la suite du message le nombre  de réponses et un déroulant vous permettant d'afficher toutes les réponses. Dans ce cas uniquement la conversation est affichée avec toutes ses  réponses.  Un bouton en-tête du journal vous permet de revenir à  la liste de tous les messages.

Vous ne pouvez pas changer la date d'une conversation ni modifier son message initial. Seul la dernière réponse peut être modifiée par son auteur.

Mode d'emploi

Vous pouvez  coller (CTRL-V) des liens internes vers des dossiers, des rubriques, des documents,  des échéances ou des messages contenus dans ce Coffre ou d'autres coffres  GererMesAffaires.  Il faut au préalable copier ces liens à l'aide du bouton       présent dans les menus de ces rubriques  ( en savoir plus sur Copier/Coller ) .

Vous pouvez glisser  directement  un document présent sur votre pc dans un message ou une réponse. Dans ce cas le document est ajouté dans la rubrique  Autres documents liés  du dossier et un lien sur le document est copié dans votre texte.

Le pictogramme en tête des messages permet de rendre le message confidentiel: dans ce cas le message (et les réponses pour une conversation) ne sont vus que par l'auteur du message et le(s) propriétaire(s) du Coffre.

Le bouton    invoque un outil qui vous permet de faire un minimum de mise en forme. Vous pouvez ajouter des liens vers des pages du Web en utilisant le bouton    du menu de cet outil.

Vous pouvez  afficher  la date et l'heure exacte d'un message ou d'une réponse en cliquant sur le délai affiché.

Vous avez la possibilité d'afficher l'ensemble des messages y compris ceux des assistants en cliquant sur l'entrée du menu Voir tous les messages. Quand ces messages sont affichés vous pouvez les cacher en cliquant sur l'entrée du menu Filtrer les messages des assistants. Par défaut ces messages sont affichés.