Lorsque vous glissez/collez un fichier de bulletins de paie de votre entreprise dans votre Coffre (via la box ou le classeur social du Coffre) GererMesAffaires analyse le fichier, collecte les données contenues dans ces bulletins et s'en sert pour classer chaque bulletin dans le dossier contrat du salarié correspondant.
Si le dossier n'existe pas dans le Coffre (nouveau contrat salarié) ce dernier est ajouté dans la liste des contrats. S'il existe, les données associées sont mises à jour avec les données contenues dans son bulletin de paie
L'objet de ce paramétrage est d'identifier sans ambiguïté le contrat du salarié pour pourvoir classer le bulletin dans le bon dossier en fonction des règles de gestion de votre service RH.
Par défaut on considère qu'il n'y a qu'un seul contrat salarié en cours par N° de sécurité sociale. Ce paramétrage vous donne la possibilité de gérer plusieurs dossiers contrats pour un même salarié en utilisant des N° matricules différents.
Pour éviter tout risque d'erreur il est préférable de toujours avoir un N° de sécurité social distinct pour identifier chaque salarié (premier paramètre pré-coché). Si vous avez des salariés qui n'ont pas encore leur N° de SS, nous recommandons d'utiliser un numéro temporaire ayant la forme suivante :
S AA MM 00 000 xxx.
A défaut, si votre process RH ou votre système de paie ne vous permet pas de saisir des numéros de SS non valides ou si votre service RH ne souhaite pas utiliser le N° de SS , il est possible d'identifier les salariés uniquement avec leur N° matricule.
Si vous avez des difficultés avec cette règle, veuillez contacter l'assistance téléphonique de GererMesAffaires pour trouver une solution.
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prend en compte le N° de SIRET, s'il est présent dans les bulletins, pour ventiler les dossiers contrats dans vos établissements. Si l'établissement n'est pas décrit dans votre Coffre,
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l'ajoute automatiquement.
Dans le cas ou vous n'avez qu'un établissement, tous les bulletins sont mis par défaut dans cet établissement principal sur la base du N° de SIRET.( Il est donc impératif de préciser le N° de SIRET des établissements décrits dans votre Coffre).
Si le N° de SIRET ne correspond pas à celui du contrat, par défaut le contrat est changé d'établissement . Pour annuler ce comportement par défaut et créer un nouveau contrat salarié dans l'établissement référencé dans le bulletin il faut cocher la case Un dossier salarié différent par établissement du paramétrage.
Le fichier d'origine, contenant l'ensemble des bulletins, est classé dans cette rubrique avec un calcul du cumul des charges, des salaires bruts et des salaires nets.
Le dernier paramètre vous permet d'inhiber ce classement automatique en plus du classement dans le dossier contrat du salarié quand le fichier ne contient qu'un bulletin de paie. Cette fonction peut être utile si vous avez plusieurs salariés et que vous devez parfois ajouter des bulletins correctifs au cas par cas.
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