C'est facile comme un copier/coller :
Vous voulez partager des informations avec une ou des personnes de votre Coffre ?
Vous voulez
partager
un document, un mot de passe, un contrat, ... ?
C'est simple : sélectionnez la ou les lignes dans la rubrique et dans le menu
Copier le(s) lien(s).
Vous voulez
partager
une rubrique ?
C'est simple : dans le menu de la rubrique
Copier le lien de la rubrique.
Vous voulez
partager
un dossier ?
C'est simple : sélectionnez dans la barre d'outils du dossier
.
C'est fait vous pouvez coller et partager ce(s) lien(s) où vous voulez.
Il arrive fréquemment que les numéros de sécurité sociale des salariés soient supprimés des bulletins de paie.
Le classement automatique étant initialement paramétré sur cet information ne peut alors plus se faire. Pour corriger cela, il faut modifier les paramètres avancés du coffre.
Sauvez-les dans le Coffre GererMesAffaires, c'est facile !
De plus le coffre GererMesAffaires est en mesure de
visualiser en ligne
vos mails.
Depuis Thunderbird , faites glisser votre mail dans n'importe quelle rubrique acceptant des documents. Et c'est fait !
Depuis MS Outlook , faites glisser votre mail dans n'importe quelle rubrique acceptant des documents. GererMesAffaires va créer une nouvelle version de votre mail au format standard eml (l'original n'est pas perdu), et c'est fait !
Depuis Gmail , ouvrez votre mail et faites 'Télécharger le message'. Il suffit de glisser le mail téléchargé dans n'importe quelle rubrique acceptant des documents. Et c'est fait !
Le site
https://support.gerermesaffaires.com/
contient différentes
pages d’aide
pouvant
répondre à toutes les questions que vous vous posez ! Vous ne trouvez pas
la réponse ? Pas de problème, un
formulaire de contact
permet de détailler
et nous transmettre votre demande, nous y répondrons dans les plus brefs délais !
Une opération de maintenance aura lieu du mardi 11 juillet 2023 à 22h au mercredi 12 juillet à 6h chez notre fournisseur de service SMS.
Dans cette plage horaire les actions telles que notification par sms, inscription et récupération de mot de passe ne seront pas opérationnelles.
Veuillez nous excuser pour la gêne occasionnée.
Merci de votre compréhension.
Découvrez une première série de tutoriels vidéo permettant à vos clients la prise en main de leur coffre entreprise. N'hésitez pas à les consulter et leur recommander de les regarder lorsque vous les invitez en tant que propriétaire. Chaque vidéo est courte et détaille une fonction précise du coffre fort. Voici le lien : https://www.gerermesaffaires.com/tutoriels-rh/
Description des vidéos disponibles :
1- Réception de l’invitation, inscription client propriétaire et dépôt CNI
2- 1 ère visite sur le coffre entreprise, invitation des salariés et création des favoris sur l’accueil
3- Contrôle des bulletins transmis par le cabinet, autorisation et suivi des livraisons des bulletins aux salariés
4- Gestion des contrats salariés sur le coffre entreprise
5- Suivi des invitations, gestion des accès salariés, et partage de documents avec les invités salariés
Lorsque vous souhaitez inviter des personnes (salariés, clients...) sur votre coffre, il faut renseigner leurs coordonnées. Si la liste est longue, il est possible de le faire par export / import de fichier CSV.
Cliquez sur la molette "configurer le coffre" en haut du menu de gauche, puis ouvrez "Import /Export des personnes". Sélectionnez le rôle des personnes que vous souhaitez inviter, puis exportez le fichier sur votre PC. Un fichier zip contenant le fichier CSV et un PDF d'explication est téléchargé. Ouvrez le CSV, complétez les colonnes "e-mail" et "Mobile", puis "enregistrez le fichier sous" en format csv. Allez dans l'onglet "Importer", puis sélectionnez le fichier à importer. Les données sont alors mises à jour, et vous pouvez envoyer toutes les invitations d'un seul clic !
Aide sur l'import / export des personnes
Le plan de classement proposé par GererMesAffaires est disponible et personnalisables pour tous les utilisateurs. Après l'avoir personnalisé en affichant ou non certains dossiers, vous pouvez également l'enrichir en développant votre propre arborescence à partir des dossiers libres.
Pour cela, cliquez sur la molette "configurer le coffre" en haut du menu de gauche, puis ouvrez "dossiers racines", le premier onglet vous affichera la liste complète des dossiers de l'arborescence prédéfinie par GererMesAffaires. Dans le deuxième onglet, vous définissez des dossiers racines libres en complément.
Sur votre page d'accueil, vous trouverez dans le menu les rubriques "Carnet d'intervention" et "Mes accès récents".
Carnet d'intervention : Consultez les modifications et consultations réalisées par vos invités dans les différents dossiers et rubriques de vos coffres GMA.
Mes accès récents : Retrouvez ici toutes vos actions sur vos coffres
Ces deux rubriques sont personnalisables dans le menu (3 petits points en haut à droite), définissez la durée et choisissez de voir ou non les consultations en plus des modifications de la part de chaque intervenant.
Vous pouvez épingler les onglets de vos Coffres préférés en cliquant sur le nom de votre Coffre dans l'onglet et en choisissant .
Vous avez besoin d'accéder souvent à certaines données que vous avez enregistrées ? Vous pouvez mettre en favori des dossiers, des rubriques ou des documents en cliquant sur le bouton . Ils seront alors accessibles directement depuis l'accueil de votre Coffre.
Dans la gestion de votre compte de facturation, rubrique "Compte et paiement", partie "préférences de notification". Vous pouvez définir l'adresse mail de réception des factures en cliquant sur "modifier".
Chaque mois, lors de la facturation, la facture liée à votre compte sera envoyée automatiquement à cette adresse !
NB : La facturation est faite le 15 de chaque mois.
Vous pouvez gérer les accès à vos dossiers en créant des groupes de personnes selon leurs fonctions, rôles, besoins.
Pour cela, ouvrez l'administration du coffre (molette en haut du menu du coffre), rubrique "Les groupes".
Des groupes prédéfinis (Comptabilité, Juridique, RH...) vous permettent de prendre en main cette fonctionnalité. Définissez les personnes faisant partie du groupe parmi vos invités, et définissez les dossiers ouverts à ce groupe (en lecture ou en modification).
Exemple de création pour un coffre RH : un groupe "salariés" pour lequel vous ouvrez des dossiers collaboratifs comme l'affichage obligatoire de l'entreprise.
Gérez les appareils connectés sur lesquels vous souhaitez recevoirles notifications. Les utilisateurs ayant accès à un portail collaborateur peuventaussi personnaliser les appareils en fonction des portails (privé ou pro). Poury accéder : Menu principal > Mon profil > Mes appareils notifiés
Choisissez également de recevoir les mails denotification : Menu principal > Mon profil > Mes préférences
Un document est présent une et une seule fois dans un Coffre.
Il peut vous être présenté plusieurs fois dans l'interface (dans une rubrique ou dans les documents liés par exemple) mais il s'agit toujours du même document dans le Coffre.
Vous pouvez déposer plusieurs fois le même document dans le Coffre, mais vous en serez averti.
Vous ne pouvez pas déposer plusieurs fois le même document dans la même rubrique.
Les propriétés d'un document vous permettent :
Le paramétrage du dossier vous permet d'agir sur les rubriques du dossier à savoir les 7 rubriques générales (A propos, Journal, Sous-dossiers libres et dossiers liés, Autres documents liés, Échéances liées, Identifiants et mots de passe liés et Contacts utiles) et les rubriques spécifiques (selon la nature du dossier) :
Il est aussi recommandé de modifier les mots-clés du dossier : ces derniers vous seront très utiles lors de la recherche dossier.
Le journal est propre à chaque dossier.
Le journal est l'historique des actions et interactions écrites par les intervenants de ce dossier.
Chaque entrée du journal est un fil de conversation. En écrivant une nouvelle entrée vous pouvez notifier (notification navigateur, courriel ou SMS) les autres intervenants, qui à leur tour pourront vous répondre dans ce fil.
Le journal est donc aussi un moyen d'informer et d'être informé de la vie du dossier.
Le classeur de documents est une aide à la saisie des données associées à chaque ligne de rubrique contenant des documents. Il comporte 3 volets :
- la visualisation du document,
- le formulaire des meta données du fichier,
- le formulaire des données de la ligne di document.
Ainsi si vous classez une facture vous pouvez simplement faire des copier coller des valeurs clés comme le numéro de facture.
Il suffit de glisser-déposer un fichier sur les en têtes de colonne : la ligne est créée avec le fichier déposé. Vous pouvez ou non remplir les autres informations avec le classeur de documents (on en reparle la semaine prochaine).
Chaque rubrique contenant une liste contenant elle même des documents possède une entrée de menu 'Télécharger'.
Ce téléchargement est un fichier ZIP que vous pouvez ouvrir avec l'explorateur Windows ou le Finder.
Chaque rubrique contenant une liste et quelle que soit sa nature (documents, contrats, personnes,...) possède une entrée de menu 'Exporter vers tableur'.
Cet export vous donne un fichier CSV que vous pouvez travailler avec votre tableur favori.
Une fois votre Coffre ouvert,
déposez la liasse de paye du mois précédent
dans le classeur Social de la BOX.
Les salarié(e)s avec leur contrat de travail et leur première fiche de paye sont alors créé(e)s automatiquement.
Enfin, depuis les personnes du Coffre,
sélectionnez vos salarié(e)s et invitez-les
.
Vous n'avez pas le mail et le numéro de téléphone du salarié pour l''inscription ? Rien de plus simple envoyez-lui une invitation postale via GererMesAffaires. Il recevra un courrier (avec un QR Code personnalisé et un lien personnalisé). Il devra seulement saisir son dernier salaire mensuel net pour confirmation.
Vous suivrez l'avancement des invitations dans l'administration de votre Coffre.
Depuis une liste de documents, depuis la visualisation du contenu ou des propriétés d'un document pdf, sélectionnez ' Envois postaux ', vous y trouverez l'historique des envois postaux de ce document.
Cliquez sur ' Envoyer par courrier postal ', recherchez le destinataire, saisissez, corrigez ou validez l'adresse de ce dernier. C'est terminé, votre courrier est parti.
En cas de non distribution vous en serez averti quelques jours après par une notification.
Vous avez déjà un gestionnaire de mots de passe ? C'est l'équivalent de la rubrique identifiants personnels dans votre Coffre privé.
Mais ventiler des identifiants dans les dossiers a 2 avantages :
Et bien sûr depuis l'accueil vous avez une vue synthétique des tous les identifiants auxquels vous avez accès.
Renseignez vos échéances contractuelles professionnelles et personnelles dans les différents dossiers de vos Coffres, recevez une alerte lorsque l’échéance approche afin de ne rien oublier.
Visualisez en permanence la synthèse de toutes vos échéances sur votre page d’accueil.
Vous pouvez vous inscrire dans GererMesAffaires avec simplement une adresse courriel et un numéro de mobile.
Cela permet de vous informer (par courriel uniquement) ou de valider par code SMS des opérations sensibles (perte de votre identifiant par exemple).
La pièce d'identité est nécessaire
dès que vous allez interagir avec d'autres personnes, que ce soit dans votre Coffre ou bien dans leur Coffre (avec des droits plus fort qu'un simple invité).
Ce contrôle de notre part assure que vous ne trompez personne mais
surtout que personne ne vous trompe
.
Les Coffres contiennent des informations personnelles et sensibles, nous faisons tout pour vous protéger de l'usurpation d'identité .
Chaque semaine nous vous présenterons une fonctionnalité du Coffre que vous ne connaissez peut-être pas.
Personnaliser des invitations, envoyer un courrier postal, interface en mode standard ou avancé, etc.. vous saurez tout sur votre Coffre.
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